Digitalisering binnen de Overheid: samenwerken en flexibiliteit

Recent onderzoek van TNO toont dat de overheid steeds sneller verandert. Digitalisering, klantgerichtheid en aanpassing van wet- en regelgeving zorgen ervoor dat nieuwe vaardigheden ontwikkeld moeten worden om medewerkers duurzaam inzetbaar te maken voor de toekomst, concludeert het onderzoeksbureau.

Belangrijk is hierbij om in gesprek te blijven met je medewerkers, zegt arbeidseconoom Ronald Dekker van TNO. ‘Anders zijn er risico’s dat mensen vastroesten en niet meer blijven leren. Als dan hun baan verdwijnt hebben ze een probleem, want ze kunnen niets anders.’

Sociale vaardigheden het belangrijkst
Interessant is natuurlijk of mensen bij overheidsinstanties de bevindingen van TNO onderschrijven. Zo is er volgens Sebastiaan Rozema, Branchedirecteur Overheid bij Start People, ook in vacatures een toenemende vraag naar IT-skills. Maar zijn die ook het belangrijkste? Nee, zo klinkt het. Gevraagd naar wat een werknemer nodig heeft in het digitaliseringsproces, worden vooral sociale vaardigheden genoemd. 

‘Samenwerken is één van de belangrijkste skills van dit moment’, zegt Saskia Nijs, oprichter van Studio 21st en expert op het gebied van werken in de 21e eeuw. ‘De één werkt thuis, de ander op kantoor, maar toch moet je samen aan een document werken. Dat is een nieuwe uitdaging.’

Ook Jelle Post (beleidsadviseur HR bij Kadaster) en Janet de Vries (HR-directeur bij Politie Nederland) noemen het belang van samenwerken. ‘Het is niet voor niets een wekwoord’, zegt De Vries. ‘Het gaat in het moderne werken vooral om de juiste expertises bij elkaar te brengen en samen tot een oplossing te komen.’ Post legt daarnaast ook verantwoordelijkheid bij de werknemer zelf. ‘Eigen regie pakken. Kijk eerst naar wat je zelf kan doen, en ga daarna pas in gesprek.’ 

Kinderen leren programmeren 
Ondanks het thema digitalisering worden er maar weinig IT-skills genoemd. Toch worden er plannen gemaakt om kinderen op school al te leren programmeren. Moet je als werkgever ook niet duwen richting skills die in de toekomst nodig zijn?

‘Er is maar een klein aantal mensen nodig die dat moet kunnen, de rest moet alleen met de programma’s kunnen werken en dat is vaak niet eens zo moeilijk, zegt De Vries. ‘De technologie is er al en wordt ook steeds makkelijker in gebruik. Iedereen kan tegenwoordig videobellen. Het gaat dus juist om hoe je die tools gebruikt om samen te werken.’

Meebewegen door fouten te maken 
Naast samenwerken noem Anja Martens, Manager Concernstaf bij RVO (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland), flexibiliteit als belangrijk onderdeel. ‘De job for life bestaat eigenlijk niet meer, dus je zult je steeds moeten aanpassen aan de veranderende omstandigheden van je werkveld.’ 

Een op het oog logische vaardigheid, maar kunnen werknemers dit wel? Het geloof in de wenbaarheid van de eigen mensen is er zeker, maar tegelijkertijd wordt het belang van begeleiding op maat benadrukt. De Vries: ‘Het cruciale woord is differentiatie. De standaard medewerker bestaat niet. Iedereen zit op een ander niveau. Daarom moet je heel specifiek kijken naar wat iemand nodig heeft.’ Nijts vult aan: ‘Laat mensen experimenteren, fouten maken, en daarvan leren. Dan krijg je vanzelf autonomie en meer betrokkenheid vanuit werknemers.’

Fouten maken als het nieuwe succesverhaal? Een flinke cultuuromslag, vooral omdat het gros van de werknemers gewend is hiervoor gecorrigeerd te worden. Daarom is het enorm belangrijk om dit nieuwe gedrag te stimuleren én belonen. Juist daar gaat het vaak mis volgens Nijts: ‘Veel organisaties roepen dit wel, maar hebben toch nog een cultuur waarin het wordt afgestraft. En mensen schieten bij afkeuring snel terug in oud gedrag. Je moet als management dus echt fouten gaan vieren, anders denken mensen ‘jullie zeggen dit wel maar het is helemaal niet zo.’

Hierbij lijkt ook kwetsbaarheid een rol te spelen. Zo geeft Nijts aan dat de angst om fouten te maken bij leidinggevenden, die nieuw beleid moeten stimuleren, vaak nog het grootst is. ‘Zij hebben lang gedaan om op hun positie te komen, dan is het moeilijk om ineens te zeggen dat ze dingen niet weten.’

De Vries benadrukt dat er in zo’n nieuwe cultuur geen ‘overdreven organisatiedrang’ moet zijn, iets wat Nederlanders vaak wel hebben. ‘We zijn gewend om nieuwe dingen eerst helemaal uit te werken. Er komt een projectgroep, een stuurgroep, er wordt over vergaderd, maar dat is nou net niet wat je hierbij moet doen.’ Post van Kadaster voegt daaraantoe dat de ‘whats in it for me’ goed gecommuniceerd moet worden. ‘Als het voordeel voor de medewerker duidelijk is, is de bereidwilligheid om mee te bewegen groter.’ 

Eén dag in de week ander werk
Om het meebewegen en leren van nieuwe vaardigheden te stimuleren is het RVO met het programma ‘PartUp’ gestart: een pilot waarbij medewerkers twintig procent van hun tijd (één dag in de week) ander werk kunnen doen. 

Dit initiatief is vanuit de praktijk ontstaan. In coronatijd had het RVO veel meer telefonisch werk, waardoor een aantal mensen van de afdeling P&O dat toen tijdelijk hebben gedaan. Dit beviel dusdanig goed dat er nu dus een intern platform is, dat medewerkers matcht met afdelingen die extra werk hebben. Martens: ‘Het is een tijdelijke uitstap, bedoeld om mensen multi-inzetbaar te maken. En als het bevalt kun je altijd solliciteren op die functie.’

Communiceer de taken van een nieuwe rol
Hoewel digitalisering dus absoluut niet betekent dat je zonder IT-skills overbodig wordt, staat de term ‘automatiseren’ voor veel mensen nog altijd gelijk aan de angst om hun baan te verliezen. Hoe ga je hier mee om? Nijts: ‘Als werk wegvalt maak dan duidelijk als organisatie wat de nieuwe rol van een medewerker is, welke taken daarvoor in de plaats komen. Krijgt iemand bijvoorbeeld minder uitvoerend werk, is er misschien veel meer tijd voor klantenservice. Niks mis mee, maar als dit niet verteld wordt, ontstaat er onzekerheid.’

Een andere veelgehoorde zorg rondom digitalisering is of de oudere werkpopulatie inzetbaar blijft. Absoluut, volgens de HR-managers. Hierbij wordt gesteld dat oudere werknemers juist veel meer ervaringen hebben die in samenwerken belangrijk zijn. Martens vindt zelfs dat je niet eens moet spreken van oud en jong. Volgens haar ligt meebewegen niet aan leeftijd, maar aan karakter en motivatie. 

Conclusie: digitalisering betekent niet ‘meer IT skills’
De stelling ‘digitalisering komt eraan en je gaat mee of valt af’ wordt dus resoluut van tafel geveegd. 
Digitalisering gaat volgens de aanwezige gasten niet over leren programmeren, maar vooral over samenwerken, meebewegen en nieuwe vaardigheden leren. Hierdoor raak je als werknemer niet vastgeroest, en houd je voldoende relevante skills mocht je functie (deels) worden geautomatiseerd. In die zin is digitalisering niets meer dan een manier van werken, waardoor vaardigheden die ‘zo oud zijn als de mensheid zelf’, ook in het digitale tijdperk onverminderd belangrijk blijven.