Executive Assistent

Als Executive Assistant ben jij degene die ervoor zorgt dat de Finance Director goed voorbereid en georganiseerd aan de dag begint. Je houdt overzicht, brengt structuur en weet precies wat er speelt. Van het organiseren van belangrijke meetings en reizen tot het bewaken van acties en deadlines: jij zorgt dat alles op rolletjes loopt.

Je werkt samen met verschillende teams en stakeholders, zowel in Nederland als internationaal. Tegelijkertijd krijg je de ruimte om mee te denken en verbeteringen aan te dragen. Een veelzijdige rol dus, waarin jouw organisatietalent en proactieve houding echt het verschil maken.

Wat ga je doen?

In deze veelzijdige rol houd je je onder andere bezig met:

• Organiseren en coördineren: je beheert de agenda, afspraken, vergaderingen en reizen van de Finance Director en zorgt dat alles goed op elkaar aansluit.
• Voorbereiden van management- en governancevergaderingen: je stelt agenda’s op, verzamelt de benodigde informatie en verzorgt de verslaglegging in zowel het Nederlands als Engels.
• Bewaken van voortgang: je houdt actiepunten, besluiten en deadlines scherp in de gaten en zorgt ervoor dat afspraken worden opgevolgd.
• Ondersteunen bij compliance en overlegstructuren: je ondersteunt bij onder andere commissieoverleggen en de ondernemingsraad en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• Verbeteren en verbinden: je signaleert kansen om administratieve processen te verbeteren en onderhoudt actief contact met interne en externe stakeholders.

Wie zoeken we?

We zoeken een ervaren en proactieve Executive Assistant die graag vooruitdenkt, overzicht houdt en energie krijgt van een veelzijdige rol.

Herken jij jezelf hierin?:

• HBO werk- en denkniveau of vergelijkbare ervaring.
• Minimaal 5 jaar ervaring in een senior ondersteunende rol.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
• Goede kennis van Microsoft Office en administratieve systemen.
• Proactief, nauwkeurig, discreet en stressbestendig, met een goed gevoel voor prioriteiten.

• Een bruto maandsalaris tussen €3200 en €4600, inclusief een eindejaarsuitkering van 8,33% en vakantietoeslag van 8,33%.
• Een tijdelijk contract met uitzicht op een vast dienstverband.
• Een fulltime functie (36-40 uur per week) binnen standaard kantoortijden.
• Reiskostenvergoeding tot €15 per dag.
• Een internationale en dynamische werkomgeving met ruimte voor persoonlijke en professionele groei.
• De mogelijkheid om samen te werken met diverse divisies, managementteams en stakeholders, waarbij je een essentiële rol speelt in het stroomlijnen van processen.

Bij Abbott in Hoofddorp maak je deel uit van een internationale gezondheidsorganisatie met een duidelijke missie: mensen helpen gezonder te leven met betrouwbare medische en voedingsoplossingen. De financiële organisatie werkt vanuit duidelijke processen, met aandacht voor kwaliteit, samenwerking en integriteit.

Je komt terecht in een dynamische kantooromgeving met vaste kantoortijden, waar je nauw samenwerkt met verschillende divisies en managementteams. Er is ruimte om mee te denken over verbeteringen, verantwoordelijkheid te nemen en je professioneel verder te ontwikkelen.